Menyamakan Persepsi Tentang Penugasan

Iroh Basiroh,  S.E.Sy

Panduan paling lengkap untuk menyamakan persepsi tentang sebuah penugasan antara anda, anak buah, bawahan anak buah dan bagian lain yang terkait adalah menggunakan kerangka pertanyaan 5 W + 1 H yaitu :

1.  What

Menguraikan target kerja yang harus dicapai dan apa akibatnya bila tidak tercapai. Ada 3 hal yang WAJIB ditanyakan untuk bisa menguraikan bagian ini, yaitu :

• Apa uraian tugasnya ?
• Apa ukuran keberhasilannya (standarnya)?
• Pekerjaan tugas ini merupakan bagian dari tugas besar apa(big picture) dan apa akibatnya jika tidak berhasil?

penting sekali anda menjelaskan gambaran besar penugasan ini supaya karyawan bias mengerti kenapa mereka harus melakukan porsi tugas mereka dengan sukses, dan apa akibatnya bila tidak di kerjakan dengan benar, apa dampak terhadap perusahaan bila dilakukan asal-asalan?

2.  WHY

Menguraikan alasan tugas ini perlu di lakukan:

• Mengapa penugasan ini diberikan?
• Mengapa pengerjaan tugas ini hanya dilakukan oleh 2 orang?

3.  WHEN

Menguraikan  sesuatu yang berkaitan dengan waktu,durasi,tanggal dan jam

• Kapan tugas harus dimulai?
• Kapan harus selesai? Berapa lama waktu untuk prsentasi?
• Kapan  harus menyerahkan laporan?

4.  WHERE

Menguraikan tempat, lokasi, atau departemen

• Kemana harus mencari informasi dan data yang di perlukan?
• Kantor cabang mana saja yang harus dihubungi?
• Di area mana saja program ini harus di jalankan?

5.  WHO

Menguraiakan siapa saja orang-orang yang di libatkan didalam penugasan ini.

• Siapa  yang tergabung  sebagai tim kerja?
• Siapa yang di tentukan memimpin dan mengoordinasi tugas ini?
• Siapa yang perlu mendapat pelatihan khusus?Dengan siapa negosiasi harus dilakukan?

6.  HOW

Bagian ini menguraikan berbagai proses kerja yang harus di kerjakan untuk mencapai “WHAT” atau target penugasan.

• Bagaimana cara mencapainya?
• Bagaimana metode kerjanya?
• Bagaimana strategi yang akan dipakai?
• Bagaimana proses kerjanya?
• Berapa anggaran biaya nya?

Kisah inspiratif (Inspiration)

Salah persepsi

“asli solo”

Ada gadis cantik memfotokopi ijazah di tempat fotokopi, setelah selesai saking buru-burunya dia ijazah aslinya tertinggal. Diapun kembali ketempat fotokopi itu dan langsung bertanya,” mas,mas aslinya mana?”

Lalu dijawab oleh tukang fotokopi “solo, mbak”

"Jalan delapan bulan"

Ada seorang ibu hamil tua mau membayar utang cicilan rumah di suatu  cabang BTN. Di depan loket, sang kasir dengan proaktif langsung bertanya, “berapa bulan bu?” dengan tersipu-sipu si ibu menjawab “ jalan delapan bulan” sambil mengelus-elus perutnya.

Salah persepsi ternyata banyak ter jadi dalm kehidupan sehari-hari, karena itu komunikasi dengan benar sangatlah penting supaya tidak menimbulkan  salah persepsi.

disampaikan oleh Iroh Basiroh, S.E,Sy